Tieto vähentää tuskaa

Vuosiseloste on partion tärkein vuosittainen datankeruutyökalu, jonka tulosten avulla partiotoimintaa ja lippukuntien palveluja kehitetään niin piireissä kuin keskusjärjestössäkin. Vuosiselosteen täyttämisaika lähestyy kovaa vauhtia. Sanotaan, että tieto lisää tuskaa. Tiedämme, että tiedonkeruu saattaa pahimmillaan lisätä tuskaa kovastikin – etenkin jos sen hoitamisen jättää viime tinkaan.

Tieto asioiden oikeasta laidasta puolestaan vähentää tuskaa. Oikeasti. Jos on sellainen epämääräinen mutu-tuntuma esimerkiksi siitä, että lippukunnan toiminta ei ole ihan hirvittävän mukaansatempaavaa ja koukuttavaa, ja jäsenet tuntuvat hiipuvan pois toiminnasta viimeistään tarpoja- tai samoajaikäisinä, kannattaa ottaa lippukuntaviisari tarkkaan syyniin. Retkeilläänkö lippukunnassasi? Mitä tarppoja tai taskuja vuoden aikana on tehty? Kuinka monta leiriyötä kertyi viime vuonna? Entä kisat ja ikäkausitapahtumat? Muistetaanko aktiivisia jäseniä huomioida ansiomerkeillä?

Näihin kaikkiin yllä esitettyihin kysymyksiin, ja moniin muihin, saat vastauksen oman lippukuntasi lippukuntaviisarista. Viisarin saat valmiina pakettina käyttöösi keväällä. Sinun tehtäväsi on huolehtia vain siitä, että vuosiseloste tulee täytetyksi ajallaan, sillä lippukuntaviisari rakentuu osittain vuosiselosteessa annettujen tietojen pohjalta! Jos olet lippukunnanjohtaja, pestijohtaja tai ohjelmajohtaja, saat joulukuun loppupuolella linkin vuosiselostelomakkeeseen sähköpostitse. Linkki lähetetään ihan tarkoituksella koko johtokolmikolle: vuosiselosteessa on jokaiselle kolmikkolaiselle oma osionsa täytettäväksi. Linkki lähetetään myös sihteerille ja jäsenrekisterinhoitajalle. Kaikkien osa-alueiden täyttäminen vuosiselosteessa on tärkeää ja kannattaa. Ja kun kaikki hoitavat oman osansa, on täytettävää sopiva määrä per tyyppi. Yhteinen vuosiselosteiltama sipseillä ja muilla herkuilla höystettynä on toimivaksi todettu konsepti tiedon paketointiin.

Kuksa on kaverisi

Tieto myönnetyistä ansiomerkeistä siirtyy vuosiselosteeseen suoraan Kuksasta. Niiden osalta sinun ei siis tarvitse erikseen tehdä yhtään mitään. Kuksasta siirtyvät myös jaetut jälkimerkit, taitomerkit, ilmansuunnat ja muut merkit suoraan vuosiselosteen tarkastuskortille. Tarkastuskortille siirtyvät myös tapahtumat ja ryhmät. Kannattaa siis huolehtia Kuksa ajantasaiseksi viimeistään 9.12.2018.

Tukea suunnitteluun

Vuosiselosteen täyttäminen hyödyttää nykyisen johtajiston lisäksi myös tulevia johtajasukupolvia, sillä lippukuntaviisarista näkee toiminnan kehittymisen (suuntaan ja toiseen) useamman vuoden ajalta. Ottakaa johtajaneuvoston yhdeksi kokousaiheeksi lippukuntaviisariinne tutustuminen ja miettikää yhdessä, millaisia kehittämiskohteita lippukuntanne toiminnassa voisi olla ja mitä voisitte yhdessä tehdä tavoitteiden eteen. Samalla kannattaa myös käyttää tilaisuus hyväksi ja kehittämissilmälasien lisäksi laittaa kehulasit päähän ja löytää yhdessä myös ne jutut, mitkä jo toimivat hyvin ja missä juuri te olette varsin erinomaisia. Haaveiden lippukunta -pitkäntähtäimen suunnitelmaa tehtäessä tarkat ja todenmukaiset toiminnan luvut sekä tieto jäsenrakenteesta ja -kehityksestä ovat myös suureksi avuksi. Viisari kannattaa pitää mukana myös siinä vaiheessa, kun seuraavan vuoden toimintaa ja budjettia suunnitellaan. Vinkkejä lippukuntaviisarin tulkitsemiseen löydät osoitteesta https://www.partio.fi/lippukunnille/lippukunnan-johtaminen/lippukunnan-hyvinvointi/lippukuntaviisari

Lippukuntaviisaria kannattaa hyödyntää muutenkin: toimintaamme rahoittavat tahot (esimerkiksi kaupungit ja seurakunnat) ovat kiinnostuneita siitä, mihin heidän antamansa tuki menee. Lisärahoitusta on myös helpompi hakea ja tarvetta perustella, kun on tarjota tiukkaa dataa päätöksentekijöille. Tieto toiminnastanne kiinnostaa myös partiolaisten kotiväkiä ja muita ympärillänne olevia: nostakaa siis lukuja ja onnistumisia esimerkiksi lippukunnan nettisivuille uutiseksi tai somekanaviin postauksiksi.

Vinkkejä tiedonkeruuseen

  • Pääsette helpommalla, kun keräätte osallistumiset yhteen paikkaan (srk-avustukset, vuosiseloste sekä kaupungin avustukset) – tarkistakaa mitä kaikkea näissä kyselyissä kysellään ja pyrkikää koko vuosi tekemään kirjanpitoa kokouksista, retkistä, tapahtumista, suunnittelukokouksista jne., jotta tämä homma helpottuisi huomattavasti.
  • Sopikaa vastuunjaosta: Onko osallistumisten kirjaaminen esimerkiksi ikäkausivastaavien tehtävä vai osallistuvatko kaikki johtajat näihin talkoisiin? Kuka muistuttelee säännöllisesti asiasta?
  • Sopikaa tiedonkeruun aikataulusta: tehdäänkö kirjaukset aina viikkokokouksen tai tapahtuman jälkeen? Vai kerran kuussa? Vai toimintakauden lopuksi? Huomaathan, että tänä vuonna tietojen tulee olla Kuksassa 9.12., jotta ne siirtyvät vuosiselosteen tarkastuslomakkeelle.
  • Sopikaa tallennuspaikka: toimisiko teillä yhteinen excel-taulukko tai Google Forms -kyselylomake, johon täytetään tieto ikäkaudesta, tapahtumasta (viikkokokous/retki/kisa/tapahtuma jne) ja osallistujamäärä tarvittavilla ikähaarukoilla (kaupungin ja seurakunnan raportointivaatimukset huomioiden). Jos oman lippukunnan tiedonkeruutavat ovat vielä hakusessa, kannattaa kysyä naapurilippukunnilta parhaat ja toimivimmat vinkit ja pyytää myös pohjat käyttöön. Parastakaa olemassa olevista yhdessä timanttinen versio!

Kylmä hiki tai kysymyksiä vuosiselosteeseen liittyen? Ole yhteydessä toimistolle oman kaupunkisi lippukuntakoordinaattoriin tai oman alueesi valmentajiin!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *