Kesäleirit lähestyvät, muista leiriläisten tietosuoja-asiat – GDPR-blogisarjan 4. osa  

GDPR-blogisarjan neljännessä osassa aiheena ovat kesäleirit ja asiat, jotka on otettava huomioon tietosuojan näkökulmasta leirillä. 

Osallistujalistat

On tärkeää, että leirin johdolla on tarkasti tiedossa osallistujat joka päivältä ja että huoltajien yhteystiedot ovat helposti saatavilla. Maasto-olosuhteisiin voi olla hyvä ottaa tulostetut yhteystietolistat mukaan, koska nettiyhteyksiin ei voi aina luottaa. Leirin johdon on kuitenkin säilytettävä osallistujalistoja valvotusti ja tarkasti. 

Allergia- ja erityisruokavaliotiedot

Leiriläisten allergia– ja erityisruokavaliotiedot ovat salassa pidettäviä tietoja ja niitä on käsiteltävä luottamuksellisesti. Luottamuksellisuus on sitä, että tiedot ovat vain niihin oikeutettujen henkilöiden saatavilla, eikä niitä paljasteta muille.

Tietojen kuitenkin tulee olla muonittajilla, jotta he voivat tarjota oikeanlaista ruokaa leiriläisille. Tiedot saa jakaa myös leirin ensiapuvastaavalle ja pienten leiriläisten lähijohtajille.

On tärkeää, että tietoja ei jaeta koko johtajiston kesken, mutta ne saa jakaa niin, että leiriruokailu on turvallista jokaiselle osallistujalle (eli lähijohtajat voivat myös auttaa/tukea vaikkapa sudenpentua ottamaan oikeaa ruokaa).

Sairaustiedot

Myös sairaustiedot ovat salassa pidettäviä tietoja, mutta on tärkeää, että leirin ea-vastaava ja tarvittaessa tarpeelliseksi katsotut lähijohtajat tietävät leiriläisen sairaudesta/lääkityksestä. 

Kuksassa pystyy jokaisen tapahtuman kohdalla määrittelemään, kuka näkee mitäkin lisätietoja tapahtumaan lisättävän pestin mukaisesti. Esimerkiksi erityisruokavaliot ja allergiatiedot kannattaa laittaa vain muonituksen nähtäville ja sairaus- ja lääkitystiedot taas ensiavun tietoon. 

Alla oleva kuva on kuvakaappaus Kuksan lisätietokentästä. Kun luot tapahtumaan lisätietokenttiä, voit valita, mille tapahtuman pestille tiedot ovat näkyvissä. 

Voit myös määritellä, onko tieto arkaluonteista vai ei. Arkaluonteiset tiedot ovat näkyvissä vain täysi-ikäisille henkilöille. 

Huolehdittehan, että leirin jälkeen kaikki paperiset yhteystieto-, allergia-, sairaus- yms. listat hävitetään asianmukaisesti. Myös koneelle ladatut/tallennetut listat tulee poistaa siinä vaiheessa, kun kaikki tarvittavat tilastoinnit on tehty. Kuksasta arkaluontoiset tiedot poistuvat automaattisesti kolmen kuukauden kuluttua. Tapahtumista poistuvat myös kaikki EVP-tiedot, eli otattehan kaiken tarpeellisen tiedon tilastointia varten talteen heti tapahtumien jälkeen. Tarvittavia tietoja voivat olla esimerkiksi tapahtuman tarkka osallistujamäärä ja osallistujien ikäjakauma  

PS. Kesäkuu on jo aivan nurkan takana, olethan muistanut tehdä kesäleiri-ilmoituksen piirille? Ilmoituksen pääsee tekemään helposti PäPan nettisivuilla: www.paakaupunkiseudunpartiolaiset.fi/ilmoitus-leirista-vaelluksesta.

Muista myös ottaa leirin suunnittelussa huomion SP:n turvallisuusohjeet ja PäPan kriisiviestintäohje. 

Tämä on blogisarja, jossa käsitellään kerrallaan aina yhtä tai muutamaa tietosuojaan liittyvää asiaa partion näkökulmasta. Partioharrastus ja -toiminta edellyttävät usein henkilötietojen käsittelyä ja siksi onkin tärkeää, että kaikki lippukunnassa Kuksa-jäsenrekisteriä ja henkilötietoja käsittelevät partiolaiset koulutetaan oikeisiin toimintatapoihin. Henkilötiedoilla tarkoitetaan asioita, joilla henkilöä kuvataan ja joilla hänet voidaan tunnistaa, epäsuorastikin. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, valokuva, sähköpostiosoite, puhelinnumero, auton rekisterinumero tai IP-osoite. 

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *