Kevät pakettiin Kuksassa – GDPR-blogisarjan 5. osa

Kevään aikana ilmestyneessä GDPR-blogisarjassa on puhuttu alaikäisten pesteistä ja tietosuoja-asioihin perehdyttämisestä, WhatsApp:sta viestintävälineenä, valokuvauksesta ja kuvien käytöstä sekä miten huomioida tietosuoja-asiat kesäleiriä tehdessä. Kevään viimeisessä blogissa kerrotaan Kuksasta automaattisesti poistuvista tiedoista, joista osaan lippukunnan on reagoitava nyt saadakseen tilastot kohdilleen vuoden lopussa avustushakemuksiin ja vuosiselosteeseen.  

Tsekatkaa nyt kevään lopussa, että Kuksassa ovat kaikki ne tapahtumat, jotka olette lippukuntana järjestäneet kevään aikana. Sen jälkeen käykää tapahtumat vielä yksitellen läpi ja katsokaa, että myös osallistujamäärä täsmää: jos joku puuttuu, voitte lisätä henkilön jälkikäteen.

Näin teillä on koko kevät paketissa ja syksyn lopussa SP:n vuosiselostetta täyttäessä ja avustushakemuksiin tilastoja tehdessä, toiminnan luvut pitävät paikkaansa eikä tarvitse muistella toteutuneita tapahtumia ja määriä.

Jatkossa tapahtumien johtajia voi pyytää hoitamaan homman kuntoon heti tapahtuman jälkeen, niin säästyy tämä kevään lopun muistelemisen vaivakin!

SP:n vuosiselosteeseen haetaan tiedot suoraan Kuksasta, joten kun tiedot ovat Kuksassa oikein, on vuosiselosteen täyttäminen nopeaa.

Jos vuosiselosteeseen joutuu tekemään paljon lisäyksiä tai muutoksia manuaalisesti, eivät tiedot koskaan päivity Kuksaan, eivätkä lippukunnan toiminnan luvut ole koskaan vertailukelpoisia eri vuosien välillä.

HUOM! Evp-tiedot poistuvat Kuksasta automaattisesti

Sitten tulee ainoa poikkeus, joka pitää muistaa: jos lippukunnan tapahtumiin on osallistunut evp:tä tai ulkomaalaisia partiokavereita, huomatkaa, että heidän osallistumistiedot poistuvat Kuksasta kolme kuukautta tapahtuman jälkeen.

Nämä tiedot onkin muistettava poimia Kuksasta loppuvuoden tilastointia varten. Esimerkiksi, jos lippukunnan kesäleirillä on ollut mukana samoajien kavereita tai lasten huoltajia johtajatehtävissä apuna, niin heidän osallistujatiedot poistuvat Kuksasta vielä ennen vuoden tilastojen raportointia.

Viikon leirillä muutamankin evp:n osallistumisvuorokaudet ovat lippukunnalle tärkeitä, joten muistakaa nakata nämä tiedot muistiin loppuvuotta varten (esimerkiksi exceliin, joka tietosuojaan liittyvin perustein tulee hävittää heti, kun tiedot on käytetty).

Tiedoksi tässä samalla, että edellä mainittujen tietojen lisäksi Kuksasta poistuvat myös automaattisesti tapahtumatiedoista kaikki lisätieto- ja lisävalinta -kohtiin kirjatut asiat sekä erityisruokavalioon liittyvät tiedot. Näitä tietoja lippukunta ei tarvitsekaan mihinkään myöhemmin, sillä esimerkiksi erityisruokavalio tulee kysyä joka tapahtuman kohdalla erikseen.

GDPR-blogi jatkuu syksyllä

Blogisarjan seuraava osa ilmestyy kesän jälkeen elokuussa ja silloin käsitellään uusien johtajia ja heidän perehdytystä. Tietoturvallista kesää!

Tämä on blogisarja, jossa käsitellään kerrallaan aina yhtä tai muutamaa tietosuojaan liittyvää asiaa partion näkökulmasta. Partioharrastus ja -toiminta edellyttävät usein henkilötietojen käsittelyä ja siksi onkin tärkeää, että kaikki lippukunnassa Kuksa-jäsenrekisteriä ja henkilötietoja käsittelevät partiolaiset koulutetaan oikeisiin toimintatapoihin. Henkilötiedoilla tarkoitetaan asioita, joilla henkilöä kuvataan ja joilla hänet voidaan tunnistaa, epäsuorastikin. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, valokuva, sähköpostiosoite, puhelinnumero, auton rekisterinumero tai IP-osoite.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *