Hallinnon hommat kuntoon!

Mihin kaikkialle ja miten nimenkirjoittajien tiedot pitää päivittää? Miten vapaaehtoisia saikaan kiittää (verovapaasti)? Mihin maksetut kilometrikorvaukset piti ilmoittaa? Muun muassa näihin kysymyksiin vastataan tässä blogi-tekstissä! Nyt laitetaan lippukunnan hallinnon hommat kuntoon!

YHTEYSTIEDOT KUNTOON

Y-TUNNUS JA PRH:N TIEDOT

Patentti- ja rekisterihallitus eli PRH uudisti oman yhdistysrekisterinsä 18.9.2019: Kaikille yhdistyksille annettiin Y-tunnus (eli tunnus, jolla yhdistys voidaan tunnistaa) ja samalla myös PRH:n ilmoittamis- ja tietopalvelut uudistuivat.

Jos yhdistyksellä on Y-tunnus jo entuudestaan, säilyy tunnus samana eikä yhdistyksen tarvitse tehdä mitään.

Jos yhdistyksellä ei aiemmin ole ollut Y-tunnusta, etkä vielä tiedä oman yhdistyksesi Y-tunnusta, tarkista tunnus ja yhdistyksen yhteystiedot yhdistysrekisterin uudesta tietopalvelusta: https://yhdistysrekisteri.prh.fi/

  • Tee tarvittaessa muutokset yhdistyksen tietoihin alla olevien ohjeiden mukaan.

Rekisteröidyn yhdistyksen täytyy pitää yhdistyksen tiedot ajan tasalla yhdistysrekisterissä. Muistattehan siis päivittää PRH:n lippukunnan tiedot aina, kun

  • Lippukunnan osoite- ja yhteystiedot muuttuvat
  • Lippukunnan nimenkirjoittajat vaihtuvat
  • Lippukunnan säännöt muuttuvat
  • Jos olet rekisteröinyt hallituksen jäsenet ja teette niihin muutoksia (yhdistyksen hallituksen ilmoittaminen on vapaaehtoista)

Osa ilmoituksista on maksullisia, osa ilmaisia. Ilmoitukset voi tehdä sähköisesti netissä (nopeampaa ja halvempaa) tai paperilomakkeella. Yhdistyksen nimenkirjoittaja allekirjoittaa hakemukset joko omilla pankkitunnuksillaan tai paperilomakkeen käsin.

Lisätietoa, kaikki ohjeet muutoksien tekemiseen, muutoksien tekemisen hinnat yms. löytyy: www.prh.fi/fi/yhdistysrekisteri/rekisteroidylle_yhdistykselle.html

YTJ JA VEROHALLINTO

Kun lippukunnan tiedot on päivitetty PRH:hon, päivittyvät osoite- ja yhteystiedot PRH:n ja Verohallinnon yhteiseen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). Yhdistykset eivät siis tee sähköisiä ilmoituksia YTJ-palveluissa vaan aina PRH:n yhdistysrekisterin asiointipalvelussa.

Verohallinnon asiakkaana olevan yhdistyksen täytyy ilmoittaa useista toiminnassaan tapahtuvista muutoksista myös suoraan Verohallinnolle paperilomakkeella (6214). Verohallintoon tehtävien ilmoitusten tekeminen on maksutonta. Verohallinnolle ilmoitettavat muutokset:

  • Osoite- ja yhteystiedot (luultavasti ainoa asia miksi lippukunnan pitää tehdä ilmoitus Verohallinnolle)
  • Toiminimen muutos
  • Tilikauden muutos
  • Kotipaikan muutos
  • Päätoimialan muutos
  • Muutokset arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin
  • Ilmoitus elinkeinotoiminnan aloittamisesta

YTJ:ssä olevan yhdistyksen tiedot voi tarkistaa: www.ytj.fi/

Lisätietoa ja Verohallinnon lomake löytyvät YTJ:n nettisivuilta: www.ytj.fi/index/ilmoittaminen/muutosilmoitus/yhdistys.html

VAPAAEHTOISTEN KIITTÄMINEN VEROVAPAASTI

Kun työn tekemisestä maksetaan sopimuksen mukaan korvausta, kyse ei ole vastikkeettomasta vapaaehtoistoiminnasta; Palkka tai palkkio on aina veronalaista, jos työ sovitaan tehtäväksi niitä vastaan. Korvaus voi olla myös muutakin kuin rahaa, esimerkiksi jokin etu, joka on sovittu korvaukseksi kyseisestä työstä. Yhdistystoiminnassa ei voi siten sopia, että työntekoa korvattaisiin työn tekijöille vaikkapa jäsen- ja harrastusmaksujen alennuksella.

Yhdistyksen hyväksi tehtyä työtä ei voi myöskään korvata verovapaasti henkilökohtaisilla jäseneduilla; Jos yhdistys tarjoaa esim. jäsenilleen mahdollisuutta käyttää yhteisön omaisuutta (esim. kämppää tai venettä) nimelliseen hintaan tai jopa ilmaiseksi, etu on veronalainen, jos tällaista mahdollisuutta tarjotaan vain rajatulle joukolle korvaukseksi tehdystä työstä. Jäsenetujen pitää siis olla kaikkien jäsenten saatavilla, jotta ne ovat verovapaita.

Vapaaehtoistyöntekijän tekemän työn nimeäminen apurahaksi tai stipendiksi ei myöskään vapauta veroista, jos todellinen syy sen maksamiseksi on yhdistyksen hyväksi tehdyn työn korvaaminen.

Vapaaehtoistyöntekijöitä voi muistaa tai kiittää arvoltaan vähäisillä, enintään 100 euron arvoisilla tavaralahjoilla (per vuosi). Kyseiset tavaralahjat ovat saajalleen verovapaita silloin, kun saaja ei ole itse saanut valita lahjaa eikä niitä ole sovittu korvaukseksi työn tekemisestä. Kiitoslahja ei saa olla rahaa tai siihen verratta suoritus (esim. lahjakortti).

  • Esimerkki 1: Ansiomerkit: Annetaan kiitoksena ja kannustuksena tehdystä vapaaehtoistyöstä.
  • Esimerkki 2: Lippukunnassa toimivalle johtajalle annettava valmistumislahja: Annetaan onnen toivotuksena ja kiitoksena tehdystä vapaaehtoistyöstä (sovelletaan yllä mainittua max. 100 euron tavaralahjaa ja valmistumislahjan voi antaa yllä mainitun “vuosikiitoksen” lisäksi).
  • Esimerkki 3: Adventtikalenterimyyntiin liittyvät palkinnot: Kiitetään adventtikalenterien myynnistä (ei siis julisteta myyntikisan voittajaa ja palkita häntä) mieluiten yhtä ryhmää kuin henk.koht. jota kuta. Ryhmän kiitos olisi hienoimmillaan jotain extraa ja kivaa ryhmän viikkotoimintaan. Sovelletaan tähänkin siis arvoltaan vähäistä kiitoslahjaa.

Huomaa myös, että varainhankinnassa taloudellisen hyödyn täytyy tulla koko yhdistyksen hyväksi. Hyötyä ei saa siis kanavoida vain niille yhdistyksen jäsenille, jotka osallistuvat varainhankintaan.

Verovapaasti voidaan maksaa myös kustannusten korvauksia, kuten matkakuluja. Yhdistys määrittää kilometrikorvauksen ja maksaa matkakulut sen mukaan. Kilometrikorvaukset tulee kuitenkin ilmoittaa tulorekisteriin (kts. lisää alta).

KILOMETRIKORVAUSTEN MAKSAMINEN JA TULOREKISTERI

Kansallinen tulorekisteri (katre) otettiin käyttöön 1.1.2019. Tulorekisteriin ilmoitetaan mm. työstä maksettu palkka, mutta myös verovapaat korvaukset.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos lippukunta maksaa toimijoilleen verottomia kilometri- tai ateriakorvauksia tai päivärahoja, tulee ne tulorekisterin käyttöönoton myötä ilmoittaa verottajalle jokaisen maksutapahtuman jälkeen viiden kalenteripäivän kuluessa. Tiedot voi ilmoittaa tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Aikaisemmin nämä yllä mainitut korvaukset ilmoitettiin kerran vuodessa verottajalle.

HUOM! Myös bensakuitit ja matkaliput pitää ilmoittaa tulorekisteriin!

Lippukunnan hallituksen ja taloudenhoitajan kannattaa järjestellä lippukunnan käytännöt sellaisiksi, että kulujen korvaaminen on mahdollisimman sujuvaa. Jos käytössä on kilometrikorvausjärjestelmä, kannattaa kilometrikorvaukset laittaa maksuun esimerkiksi vain kerran kuussa, jolloin kaikki kyseisen kuukauden ilmoitukset voi tehdä tulorekisteriin yhdellä kertaa.

Lisätietoa sekä ohjeita: www.vero.fi/tulorekisteri/

Yksityiskohtaiset ohjeet verovapaiden korvausten ilmoittamiseen:
www.vero.fi/tulorekisteri/yritykset-ja-organisaatiot/yksityiskohtaiset-tulorekisterin-ohjeet/64028/tietojen-ilmoittaminen-tulorekisteriin-luontoisedut-ja-kustannusten-korvaukset2/

 

 

LÄHTEENÄ ON KÄYTETTY LÄHES SUORAAN LAINATEN ALLA MAINITTUJA:

www.prh.fi

www.ytj.fi

Taloustaito 8/2019: Porkkanaa seurojen puurtajille. Kirjoittajana Georg Rosbäck.

www.partio.fi/ajankohtaista/uusi-tulorekisteri-katre-vaikuttaa-lippukunnan-kaytantoihin/

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *