Syksy 2021- kevät 2022

Koronan vuoksi vuosikokouksia on järjestetty poikkeusjärjestelyin. Erilaiset järjestelyt on mahdollistanut poikkeamislaki, joka sallii etäosallistumisen tai asiamiehen käytön, vaikkei sitä säännöissä oltu erikseen määritelty. Lakia on nyt jatkettu ja se on voimassa 30.6.2022 saakka. Lippukunta voi siis järjestää edelleen vuosikokoukset etänä tai sallia, että asiamies edustaa yhtä tai useampaa jäsentä kokouksessa.

Vaikka laki sallii etäkokouksen järjestämisen, on etäosallistuminen vain osallistumismuoto ja kokouksella on oltava fyysinen paikka. Kokouskutsuun laitetaan se osoite josta kokousta lähetetään (esim. puheenjohtajan sijainti). Tämän lisäksi kutsussa voi tuoda esille lippukunnan hallituksen toiveen, että jäsenet osallistuisivat kokoukseen ensisijaisesti etäyhteydellä koronan vuoksi.

Jäsenelle on myös tarjottava mahdollisuus osallistua kokoukseen fyysisesti paikan päällä. Kokouskutsussa kannattaa tuoda selkeästi esille, että mikäli jäsenellä on hankaluuksia tai suoranainen este osallistua kokoukseen etäyhteydellä, kehotetaan häntä matalalla kynnyksellä olemaan yhteydessä kokouksen järjestäjiin. Ratkaisuja voi olla esimerkiksi laitelaina ja ns. digiapu kokouksen ajaksi. Tällaiset tapaukset eivät ole kovin yleisiä mutta asia tulee kuitenkin ottaa huomioon etäkokousta järjestettäessä.

Poikkeamislain myötä lippukunnalla tarvitse olla etäkokousta varten hyväksyttyä äänestys- ja vaalijärjestystä yhdistyksen säännöissä. Etäkokousta järjestettäessä on kutsuun hyvä liittää ohjeet kokoukseen liittymistä varten ja kokouksessa toimimiseen. Vuosikokous voi itse vahvistaa menettelytapansa, joissa voidaan ottaa kantaa äänestys- ja vaalijärjestykseen, löydät täältä esimerkin. Vinkkejä äänestämiseen etäkokouksessa löydät täältä.

Lisäksi hallitus voi päättää, että yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta. Tällöin kuitenkin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. Tämä tarkoittaa sitä, että kokouskutsu on lähetettävä jäsenille säännöissä määriteltyä vuorokausimäärää ennen viimeistä ilmoittautumispäivää. Esimerkiksi lippukunnan säännöissä sanotaan, että kokouskutsu on lähettettävä jäsenille 14 vrk ennen varsinaista vuosikokouspäivää. Poikkeustilanteessa kutsu kokoukseen pitäisi lähettää siis 14 vrk ennen viimeistä ilmoittautumispäivää kokoukseen.

Pidetään edelleen turvallisuudesta huolta

Jos kuitenkin päädytte järjestämään kokouksen livenä, huolehtikaa osallistujien ja järjestäjien turvallisuudesta. Vuosikokouksia järjestettäessä pitää muistaa turvallisuus ja huolehtikaa, että kokous järjestetään esimerkiksi tilassa, jossa osallistujilla on mahdollisuus pitää etäisyyttä. Ohjeistakaa osallistujat huolehtimaan hyvästä käsihygieniasta, yskimään ja niistämään oikein sekä säilyttämään tarvittaessa riittävä etäisyys muihin osallistujiin. 12 vuotta täyttäneet käyttävät sisätiloissa kasvomaskia, mikäli sen käyttöön ei ole terveydellistä estettä. Kannustamme kasvomaskin käyttöön myös ulkona, mikäli riittävän etäisyyden säilyttäminen muihin ei ole mahdollista.

Seuratkaa lippukunnan kanssa voimassa olevia kokoontumisrajoituksia ja suosituksia. Piirin päivittyvät ohjeet löydät päpa.fi/korona.

Etäosallistumisen salliminen jatkossa sääntömuutoksella

Lippukunta voi tehdä sääntömuutoksen ja sallia myös jatkossa kokouksiin osallistumisen etänä. Lippukunnalla on mahdollisuus sallia yhdistyksen kokoukseen osallistuminen hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös etänä esimerkiksi Teams-sovelluksen kautta. Ohjeet ja hyvän sanamuotoilun sääntömuutokselle löydät partio.fi/lippukunnan-saannot. Sääntömuutos tehdään Patentti- ja rekisterihallituksen kautta.

Jatkossa sääntö edellyttää hallituksen tai yhdistyksen kokouksen aktiivisen päätöksen etäosallistumismahdollisuudesta. Muistakaa siis kokousta koolle kutsuessa keskustella myös etäosallistumisvaihtoehdosta ja kirjata se pöytäkirjaan.

Vaikka etäosallistuminen sallittaisiin lippukunnan säännöissä, on kokouksella silti oltava fyysinen sijainti ja jäsenellä on oltava mahdollisuus osallistua kokouseen fyysisesti paikan päältä. Lue näistä lisää yltä.

Jos lippukunnassa herää kysyttävää liittyen vuosikokouksiin, ole rohkeasti yhteydessä oman kaupungin työntekijään! Yhteystiedot löydät päpa.fi/toimisto.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *